Lärdomar efter ett år av digitala event

För många började det med en snabbkurs i Teams, Zoom och andra verktyg. 15 månader senare har svenskarna deltagit i en lång rad konferenser, sett föreställningar, umgåtts med kollegor och lyssnat till talare, samtidigt som man suttit framför en skärm. Men hur har denna tid varit för de som stått bakom kulisserna – vad har de tagit med sig, och vad har de för tips? Christine Norberg, producent på Brightnest berättar mer.  

 Idag skulle digitala event kunna kallas en självklarhet. För även när samhället öppnar upp alltmer och vi får börja träffas igen är de digitala lösningarna vi levt med under pandemin i stor mån här för att stanna. När pandemin tågade in i landet var det snabba ryck som gällde, även för Brightnest som hade flera inplanerade event fick styra om. Under det digitala året har man bland annat arbetat med två livesändningar av Skogsindustriernas Forum för bioekonomi, en intern konferens för LKAB:s ledning och chefer, filmproduktioner till livestreamade event för Visiba Care och Johanneberg Science Park, Träprisgalan för Svenskt Trä, och två genomföranden av rekryteringseventet Hemlängtan. 

Att möta utmaningarna   

Något som tydliggjorts är att oavsett eventform är en genomarbetad produktion där du vill landa. Även om det bara handlar om en moderator framför en kamera samtidigt som deltagarna befinner sig på distans. Att bara applicera tidigare rutiner för event är inte alltid idealt.   

– Digitala event är en helt annan sak, för allt kan inte vara som förr. Men det kan bli väldigt bra. Börja tänka på vad vill ni själva få ut av det? Det kan vara en vanlig sändning, eller en heldag där alla på företaget ska ses, berättar Christine, vars CV är fullspäckat efter 14 år i branschen som filmproducent. År som inkluderat allt från livesändningar som Fotbollsgalan, Melodifestivalen och kungliga bröllop, till långfilm och ett flertal TV-produktioner. Sedan 2020 är hon en del av Brightnest Studios, med fokus på foto- och film. 

På ett digitalt event har du oftast inte en scen eller större lokal att arbeta med. Men även små, enkla digital event kan se väldigt proffsiga ut om man jobbar med rörlig grafik och musik. Just grafiken är viktigare på digitala event då det sätter stor ton i hur ett event uppfattas. Därför kan det också vara bra att tänka på och se över de eventuella presentationer som kommer hållas. 

– Planering är A och O. Man behöver förbereda sig mycket innan, och repetera. För det är alltid så att det man tror är det mest spontana som händer under ett event är det som är det mest repade. Man vill också undvika oplanerade pauser. Allt måste flyta, för det blir så avslöjande om det inte gör det.   

Ta vara på fördelarna 

 Men även om detta med digitala event kan kännas knepigt, finns det såklart också fördelar. Är ni utspridda på flera olika platser? Vill ni kunna ha en frågestund tillsammans med journalister som bevakar er bransch? Med ett digitalt och livesänt event kan ni samla in frågor i förväg, samtidigt som ni med hjälp av en teknikansvarig kan ta emot frågor under sändningen och svara på dem i realtid. 

Ett digitalt event kan också spelas in för att ses i efterhand. Därmed kan dela eventet med fler som inte kunde delta, och du kan potentiellt nå en större publik än vad en eventlokal kan ta in.  

– Dessutom kan du ha med mycket folk, och du kan anlita spännande talare från hela världen.  

Checklistan: hur skapar man ett riktigt bra digitalt event?  

• Ge er själva tid att genomföra produktionen. Öva och planera, det som görs spontant blir sällan bra. 
• Tänk på längden på eventet. Håll det kortare eller se till att det blir ett omväxlande program, gärna med pauser, så att publiken inte bara sitter och stirrar på en skärm. En bra tumregel är att tänka Tv-produktion, där ett inslag aldrig är längre än två minuter långt. Många inspelade inslag gör också att man kan planera bättre och hålla sig till ett tidsschema. 
• Integrera och få med deltagare och tittare i eventet. 
• Vem ska leda eventet som moderator? Personen behöver med fördel vara varm i kläderna när det handlar om att prata inför folk och kamera, och kunna hålla många bollar i luften samtidigt som man har rollen som programledare. Då kan det kännas tryggt att ha gjort det några gånger innan.    
• Vi är många som saknar möjligheten att mingla och prata med andra. Interaktiva bitar, chattar, workshops eller liknade hjälpa till att inte göra eventet för statiskt. 

Vill du veta mer? Står du inför att arrangera en konferens, vill hålla en livesänd frågestund på företagets sociala medier, eller ska ni hitta på något internt men kan inte träffas? Brightnest har vanan att driva produktioner och kan vara med från planering till utvärdering.  Tveka inte att ta kontakt!